1. Общие положения
1.1. Настоящее положение является локальным правовым актом ООО «АВТОРУСЬ»
(далее Общество), являющимся оператором персональных данных.
1.2. Настоящее положение устанавливает порядок осуществления операций с персональными данными сотрудников Общества.
1.3. Настоящее положение разработано в целях:
- регламентации порядка осуществления операций с персональными данными сотрудников Общества;
- обеспечения требований закона № 152-ФЗ и иных правовых актов, регулирующих использование персональных данных;
- установления прав и обязанностей сотрудников Общества в части работы с персональными данными;
- установления механизмов ответственности сотрудников Общества за нарушение локальных норм, а также положений федерального, регионального и муниципального законодательства, регулирующих использование персональных данных.
1.4. Настоящее положение вступает в силу в момент его утверждения отдельным приказом Генерального директора Общества и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения.
1.5. Корректировка настоящего положения осуществляется отдельными приказами Генерального директора Общества.
1.6. Все сотрудники Общества ознакамливаются с настоящим положением в специальном журнале учета под роспись.
1.7. Ограничение несанкционированного доступа к персональным данным обеспечивается Обществом и снимается в момент их обезличивания, а также по истечении 75 лет их хранения, если иное не установлено законом или решением руководства Общества.
1.8. Основным инфраструктурным ресурсом Общества для осуществления операций с персональными данными являются информационные системы, представляющие собой:
-
комплексы автоматизированной обработки персональных данных (позволяющих осуществлять операции с персональными данными в виде файлов, доступ к которым регулируется в соответствии с положениями локальных правовых актов предприятия, федеральных, региональных и муниципальных НПА);
-
документацию на бумажных носителях (доступ к которым также осуществляется в соответствии с положениями локальных правовых актов и законодательства РФ).
2. Критерии отнесения информации о работниках к персональным данным
2.1. Настоящее положение устанавливает, что к персональным данным работника относятся любая информация о нем, в том числе:
- фамилия;
- имя;
- отчество;
- дата рождения;
- адрес регистрации или проживания;
- семейное положение;
- образование;
- уровень доходов.
2.2. Достоверность персональных данных работников Общества определяется исходя из их изначального размещения в таких документах как:
- паспорт или иной источник, удостоверяющий личность работника;
- трудовая книжка в бумажном или электронном виде (за исключением тех случаев, когда Общество является для сотрудника первым работодателем, либо участвует в восстановлении утерянной трудкнижки);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- свидетельство о наличии ИНН.
Отдельным приказом Генерального директора Общества могут быть определены иные документы, которые рассматриваются как носители достоверных персональных данных.
2.3. При оформлении работника в Организацию работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
- общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
- сведения о воинском учете;
- данные о приеме на работу;
- В дальнейшем в личную карточку вносятся:
- сведения о переводах на другую работу;
- сведения об аттестации;
- сведения о повышении квалификации;
- сведения о профессиональной переподготовке;
- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
- сведения об отпусках;
- сведения о социальных гарантиях;
- сведения о месте жительства и контактных телефонах.
2.4. Документы, содержащие персональные данные работников:
- комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;
- комплекс материалов по анкетированию, тестированию;
- проведению собеседований с кандидатом на должность;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки работников;
- дела, содержащие основания к приказу по личному составу;
- дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);
- подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Общества, руководителям структурных подразделений;
- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.
- документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Общества);
- документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Общества.
2.5. Служба персонала Общества обеспечивает проверку вышеперечисленных документов, содержащих персональные данные сотрудников, на предмет подлинности, а также обеспечивает при необходимости их временное хранение в установленном порядке.
3. Операции с персональными данными
3.1. Настоящее положение устанавливает, что Общество осуществляет следующие операции с персональными данными работников:
- получение;
- обработка;
- передача;
- блокирование;
- хранение;
- ликвидация.
3.2. Под получением персональных данных понимается последовательность действий, связанных с установлением достоверности соответствующих данных, а также размещением их в информационных системах Общества.
3.2. Под обработкой персональных данных понимается прочтение, корректировка или дополнение соответствующих данных, совершаемые уполномоченным лицом Общества.
3.3. Под передачей персональных данных понимается операция:
- по адресному размещению соответствующих данных на носителях и серверах, доступ к которым имеют сотрудники Общества либо третьи лица;
- по размещению персональных данных в источниках внутрикорпоративного документооборота;
- по опубликованию в интересах предприятия персональных данных о работнике в СМИ или на серверах интернета в соответствии с нормами законодательства.
3.4. Под блокированием персональных данных понимается временный запрет на осуществление каких-либо операций с персональными данными, которые находятся в информационных системах предприятия, в случаях, предусмотренных положениями локальных правовых актов Общества и законодательства РФ.
3.5. Под хранением персональных данных понимается совокупность операций, направленных на обеспечение целостности соответствующих данных посредством их размещения в информационных системах Общества.
3.6. Под ликвидацией персональных данных понимается операция по изъятию соответствующих данных из информационных систем Общества, а также обеспечению невозможности их восстановления.
4. Порядок осуществления операций с персональными данными
4.1. Получение персональных данных (документов, на которых они зафиксированы) осуществляется непосредственно от сотрудника Общества. В случае если предоставление соответствующих данных возможно только от третьих лиц, то сотрудник должен дать письменное согласие на это.
4.2. Общество не имеет права требовать и получать персональные данные сотрудника, отражающие личные аспекты его жизни, религиозные, политические, философские взгляды.
4.3. Обработка персональных данных сотрудника может осуществляться только с его письменного согласия за исключением тех случаев, что предусмотрены подп. 2–11 п. 1 ст. 6 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
4.4. Передача персональных данных сотрудника осуществляется с учетом специфики конкретной информационной системы.
4.4.1. Если используется цифровая ИС (предназначенная для автоматизированной обработки персональных данных), то передача данных осуществляется по защищенным каналам связи, а также при задействовании средств криптозащиты.
4.4.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то передача данных осуществляется посредством перемещения или копирования содержимого данных носителей при участии сотрудников предприятия, имеющих доступ к соответствующей ИС, который устанавливается отдельным локальным правовым актом.
4.5. Блокирование персональных данных на предприятии осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.
4.5.1. Если используется цифровая ИС, то блокирование данных осуществляется посредством закрытия доступа к файлам при задействовании средств криптозащиты.
4.5.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то блокирование данных осуществляется посредством закрытия доступа к соответствующей ИС для определенных групп сотрудников.
4.6. Хранение персональных данных осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.
4.6.1. Если используется цифровая ИС, то хранение данных осуществляется на ПК службы персонала Общества с инвентарным номером ПК-17332, а также на облачных серверах Общества.
4.6.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то хранение данных осуществляется в архиве службы персонала.
4.7. Ликвидация персональных данных осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.
4.7.1. Если используется цифровая ИС, то ликвидация данных осуществляется посредством их удаления с ПК службы персонала Общества, а также серверов Общества.
4.7.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то ликвидация данных осуществляется посредством уничтожения соответствующих носителей с помощью специальных технических средств.
5. Организация доступа к персональным данным
5.1. Доступ к персональным данным сотрудников Общества, не требующий подтверждения и не подлежащий ограничению, имеют:
- Заместитель генерального директора Общества;
- сотрудники службы персонала Общества;
- сотрудники бухгалтерии Общества;
- сотрудники, предоставившие Обществу свои персональные данные;
-
- руководитель службы внутреннего контроля, непосредственные руководители сотрудников, предоставивших Обществу свои персональные данные.
5.2. Доступ к персональным данным сотрудников Общества для иных лиц может быть разрешен только отдельным распоряжением Генерального директора.
6. Обязанности сотрудников, имеющих доступ к персональным данным
6.1. Сотрудники Общества и другие лица, имеющие доступ к персональным данным, обязаны:
- осуществлять операции с персональными данными при соблюдении норм, установленных настоящим положением, а также федеральных, региональных и муниципальных НПА;
- информировать своего непосредственного руководителя и Заместителя генерального директора Общества о нештатных ситуациях, связанных с операциями с персональными данными;
- обеспечивать конфиденциальность операций с персональными данными;
- обеспечивать сохранность и неизменность персональных данных в случае, если выполняемая задача не предполагает их корректировки или дополнения.
7. Права работников в части осуществления операций с персональными данными
7.1. Работник Общества, передавший Обществу свои персональные данные, имеет право:
- на получение доступа к соответствующим данным в любой момент в целях осуществления необходимых операций с ними;
- на бесплатное получение копий файлов или бумажных носителей, содержащих персональные данные;
- требовать от Общества дополнительной обработки, блокирования или ликвидации персональных данных, если операции с ними противоречат интересам работника, осуществляются незаконно, а также в случае, если персональные данные недостоверны;
- получать от Общества информацию о лицах, имеющих доступ к персональным данным, а также о статистике обращений к персональным данным с их стороны;
- получать от Общества информацию о дополнительной обработке, блокировании или ликвидации персональных данных, осуществленных по инициативе Общества.
7.2. Работники Общества, имеющие доступ к персональным данным сотрудников предприятия, имеют право:
- на приобретение полномочий, необходимых в целях осуществления операций с персональными данными;
- на получение консультационной поддержки со стороны руководства и других компетентных сотрудников в части осуществления операций с персональными данными;
- на отдачу распоряжений и направление предписаний сотрудникам, передающим персональными данные Обществу, связанных с необходимостью предоставления дополнительной или уточняющей информации в целях обеспечения корректного осуществления операций с персональными данными.
8. Ответственность сотрудников за нарушения правил осуществления операций с персональными данными
8.1. Сотрудники Общества при осуществлении операций с персональными данными несут административную, гражданско-правовую, уголовную ответственность за нарушения правил осуществления операций с персональными данными, установленных настоящим положением, а также нормами федерального, регионального и муниципального законодательства РФ.
8.2. Правовые последствия нарушений правил осуществления операций с персональными данными определяются исходя из локальных норм Общества, а также положений законодательства РФ.